Biuro bez papieru: te kroki poprowadzą Cię we właściwym kierunku

Papier i długopis mogą być w wielu sytuacjach praktyczne – szybko zanotować kilka myśli, sporządzić notatkę z rozmowy telefonicznej lub zostawić wiadomość koledze. Prawie przy każdym ekranie komputera w niemieckich biurach znajdziesz jedną lub więcej karteczek samoprzylepnych – w naszym kraju wciąż działamy dość analogowo, co powoduje wiele nieporządku. W tym artykule pokażemy, jak krok po kroku przestawić swoje biuro na pracę bez papieru! 

,,Gubić się w szczegółach“: Wady papieru w biurze 

Jak wszystko, tak i bezpapierowe biuro swoje zalety i wady. Papier przez ostatnie wieki jako środek komunikacji sprawdził się i teraz ma zostać zastąpiony nową technologią? – to szybko wzbudza podejrzenia zwłaszcza u starszych osób. Dlatego najpierw przyjrzymy się, jakie Wady Papier konkretny cel i dlaczego cyfrowe Rozwiązanie może być bardziej sensowne. 

Papier i małe notatki są zawsze przywiązane do miejsca i prawdopodobnie nie będą dostępne, gdy nagle znajdziesz się w innym budynku lub pracujesz z domu. Aby mieć zawsze przy sobie każdą drobną notatkę, potrzebny byłby ogromny wysiłek organizacyjny, który w codziennym życiu jest mało realny. Jesteś w domu i musisz znaleźć w firmowym segregatorze konkretną fakturę – wtedy trzeba zadzwonić do kolegi, który wykona to zadanie za ciebie – to pierwszy powód, dla którego warto mieć biuro bez papieru. 

W biurze bez papieru lub cyfrowym wszystkie notatki, dokumenty i tablice pomysłów są zorganizowane w centralnym systemie zarządzania dokumentami. Do niego mają dostęp wszyscy pracownicy firmy lub odpowiednie działy. Wszystkie notatki tworzysz teraz na tablecie lub laptopie i przesyłasz do odpowiedniego folderu – nawet jeśli to tylko mała karteczka dla kolegi, którą możesz mu przypisać. Dokumenty z innych działów firmy, takich jak księgowość, możesz wygodnie przeglądać z dowolnego miejsca, ponieważ są przechowywane online – dzięki temu biuro bez papieru znacznie ułatwia wiele uciążliwych spraw.

Im większej firmie tym bardziej opłaca się wprowadzić biuro bez papieru. W dużej firmie codziennie krąży ogromna ilość dokumentów wszelkiego rodzaju, które trzeba sortować i archiwizować. Łatwo może się zdarzyć, że ważny list z urzędu skarbowego lub inne dokumenty zaginą w odmętach segregatora – a wtedy tracisz godzinę swojej faktycznej pracy na ich odnalezienie.

W bezpapierowym biurze możesz wygodnie wyszukiwać wszystkie rodzaje dokumentów – niezależnie od słowa, daty czy rodzaju pisma. Jeśli wszystko zostało prawidłowo zapisane i zarchiwizowane, znajdziesz każdą korespondencję błyskawicznie, gdy będzie to potrzebne. Dzięki temu bezpapierowe biuro nie tylko oszczędza twoje nerwy, ale także chroni cię przed nadgodzinami spędzonymi na bezsensownym szukaniu.

Oczywiście bezpapierowe biuro jest również zgodne z GoBD. Ustawodawca przewiduje nawet, że dokumenty po prawidłowej digitalizacji mogą zostać zniszczone. Dzięki temu oszczędzasz dużo miejsca na przechowywanie i ułatwiasz urzędom kontrolę twojej działalności lub okazanie konkretnych dokumentów w razie potrzeby. Oryginały papierowe muszą być przechowywane w „surowej formie” tylko w bardzo nielicznych wyjątkach. 

Wymagania wobec nowoczesnego biura znacznie wzrosły w ciągu ostatnich dziesięciu lat. Stopniowe przechodzenie na bezpapierowe biura jest tego częścią, choć wiąże się z pewnym wysiłkiem. Jednak inne aspekty również definiują nowoczesną i zrównoważoną firmę, na przykład ergonomiczne i regulowane meble biurowe od Deskspace. 

Ten regulowane wysokością biurko jest dziś w nowoczesne biuro Standardowy, zapraszamy do zapoznania się z naszą strona produktu lub w jednym z naszych licznych Deskspace-poradnik! 

Krok po kroku do bezpapierowego biura 

Przejście na bezpapierowe biuro nie następuje z dnia na dzień. Trzeba wykonać kilka podstawy zostać utworzony, aby działalność bez segregator i inne rzeczy naprawdę mogą działać. W tej części tekstu przyjrzymy się, co powinieneś przygotować i na co zwrócić uwagę, gdy przechodzisz na bezpapierowe biuro przełączasz. 

Wszystkie twoje dokumenty powinieneś przechowywać w chmurze. Duże korporacje czasami tworzą własne, wewnętrzne systemy, ale również usługi chmurowe znanych dostawców oferują wystarczające bezpieczeństwo. Potrzebujesz chmury, aby mieć naprawdę stały i nieograniczony dostęp do swoich danych. Generalnie jednak trzeba powiedzieć, że żaden system chmurowy nie jest w 100% odporny na ataki hakerskie – ale z dużymi dostawcami, takimi jak Dropbox czy Google Drive, jesteś stosunkowo dobrze zabezpieczony. 

Wskazówka: Skorzystaj wcześniej z różnych wersji testowych dostawców. Dzięki temu dowiesz się, z którą chmurą najlepiej Ci się pracuje i któremu systemowi możesz zaufać. 

Kolejnym krokiem jest bardzo dokładna inwentaryzacja wszystkich dokumentów w firmie. Nie może się zdarzyć, że jakieś pismo lub faktura nie zostaną zarejestrowane – dotyczy to zarówno dokumentów przychodzących, jak i wychodzących. Również notatki wewnętrzne muszą być zdigitalizowane i ewentualnie przypisane odpowiednim pracownikom, aby bezpapierowe biuro mogło funkcjonować bez problemów. 

Tutaj może pomóc lista kontrolna oraz pieczątka dla zdigitalizowanych dokumentów, abyś miał dokładny przegląd. 

Konsystencja jest niezwykle ważna w bezpapierowym biurze. Na początku możesz mieć problemy z przyzwyczajeniem się do cyfrowych procesów i wolisz raczej drukować i segregować faktury – ale musisz z tego zrezygnować. Jeśli chcesz edytować dokument, od teraz musisz zapisać go jako PDF i edytować w programie z rozpoznawaniem pełnego tekstu. Dzięki temu szybko znajdziesz dokument i unikniesz uciążliwego szukania w segregatorach. 

Jeśli chcesz przejść na bezpapierowe biuro, koniecznie potrzebujesz wysokiej jakości i aktualnego skanera dokumentów. Nie każde pismo czy faktura przychodzi do Ciebie listownie, a dzięki niemu digitalizacja zajmuje tylko kilka sekund. Następnie możesz od razu wstawić dokument do odpowiedniego programu i przypisać do właściwej kategorii. Niektóre skanery dokumentów współpracują nawet z programami posiadającymi rozpoznawanie pełnego tekstu – dokumenty są więc automatycznie nazywane. 

To były najważniejszych kroki do zrównoważonego, bezpapierowe biuro. Dzięki stopniowej cyfryzacji nie masz stresu, a codzienna praca staje się każdego dnia trochę łatwiejsza. Uciążliwe szukanie znika, komunikacja jest prostsza, a także Przegląd jest szybciej stworzony – w dużej mierze bezpapierowe biuro dla większość Firmy właściwa droga! 

Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak urządzić nowoczesne i zrównoważone biuro? Zajrzyj więc chętnie do Poradniki Deskspace minęło. Tutaj znajdziesz oprócz artykułów na temat zdrowia w pracy także wiele wskazówek dotyczących aranżacji!