Zgodne z ochroną danych niszczenie akt: jak zrobić to ekologicznie i szybko

Biurokracja nie należy do ulubionych zajęć wielu osób – niezależnie od tego, czy w gospodarstwie domowym, czy w firmie, w ciągu kilku dni powstaje duża ilość odpadów papierowych. Aby chaos nie był jeszcze większy niż jest, musisz regularnie sortować zbędne dokumenty. W sektorze komercyjnym obowiązują tu dokładniejsze wytyczne, jednak także dokumenty prywatne powinny być możliwie najlepiej zniszczone.

W tym artykule przedstawimy Ci podstawy prawne oraz jak zgodne z ochroną danych osobowych niszczenie akt może przebiegać szybko i przyjaznie dla środowiska!

Podstawy prawne zgodnego z ochroną danych osobowych niszczenia akt

Na początek przyjrzyjmy się, jakie podstawy prawne obowiązują w Niemczech i Europie w zakresie niszczenia akt i dlaczego jest to tak ważne. Europejskie rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) reguluje nie tylko zbieranie, przechowywanie i wykorzystywanie danych osobowych, ale także ich niszczenie. Firmy są zobowiązane do przestrzegania określonych zasad i reguł przy zgodnym z ochroną danych niszczeniu akt, niezależnie od tego, czy chodzi o dane na papierze, czy pliki cyfrowe.

Norma DIN 66399 określa poziomy bezpieczeństwa przy zgodnym z ochroną danych niszczeniu akt. Precyzuje ona, jak drobno muszą być rozdrobnione nośniki danych – na przykład papier – aby mogły być bezpiecznie usunięte. Różne poziomy bezpieczeństwa określają, jak duże mogą być fragmenty papieru po zniszczeniu. Poziom bezpieczeństwa jest zwykle podany na niszczarce, różnią się one od ogólnych danych na poziomie pierwszym do danych wysoce wrażliwych na poziomie siódmym.

Ważne: Dane osobowe muszą być niszczone co najmniej na poziomie trzecim. Należą do nich na przykład dane adresowe lub numery telefonów. Wiele tanich niszczarek spełnia jednak co najwyżej poziom pierwszy lub drugi i nie nadaje się do tego celu, więc uważaj!

Jako przedsiębiorca możesz samodzielnie przeprowadzać zgodne z ochroną danych niszczenie akt. Eksperci TÜV jednak zalecają, aby przy szczególnie dużych ilościach danych zlecić niszczenie firmie zewnętrznej, ponieważ w takich przypadkach łatwo o błędy.

W przypadku danych cyfrowych lepiej powierzyć zgodne z ochroną danych niszczenie specjalistom – proste usunięcie nie wystarczy, dane nie mogą być możliwe do odzyskania. Dlatego postaw na bezpieczeństwo i zleć firmie fachowej usunięcie danych z dysków twardych i innych nośników.

To były podstawy prawne dotyczące zgodnego z ochroną danych niszczenia akt według obowiązującej normy DIN. W kolejnych akapitach przyjrzymy się, na co zwrócić uwagę przy niszczeniu i jak zrobić to możliwie przyjaźnie dla środowiska.

Chcesz dowiedzieć się więcej o ciekawych tematach związanych z prawem pracy? Zapraszamy do naszych blogów Deskspace – dowiesz się tam na przykład, jak wygląda sytuacja prawna z psem w biurze i na co zwrócić uwagę!

Jak działa zgodne z ochroną danych niszczenie akt

Przy zgodnym z ochroną danych niszczeniu akt nie ma jednej metody odpowiedniej dla wszystkich danych. W zależności od tego, jak wrażliwe i chronione są dane, muszą być niszczone według wyższego poziomu bezpieczeństwa. Im wyższy poziom bezpieczeństwa, tym trudniej jest odzyskać dane po zniszczeniu. Norma DIN 66399 wyróżnia siedem poziomów bezpieczeństwa, które regulują niszczenie danych.

Oto siedem poziomów bezpieczeństwa, które zwykle są oznaczone na niszczarce:

• Poziom 1: Odtworzenie jest możliwe bez pomocy narzędzi, ale wymaga pewnego nakładu czasu
• Poziom 2: Do odtworzenia potrzebne są pewne narzędzia, np. lupy
• Poziom 3: Wrażliwe i poufne dane sprawiają, że odtworzenie jest bardzo pracochłonne
• Poziom 4: Wymaga dużego nakładu czasu i pracy osób do odtworzenia
• Poziom 5: Odtworzenie możliwe tylko za pomocą urządzeń kryminalistycznych
• Poziom 6: Niszczenie wszystkich danych tak, że nie da się ich odzyskać żadnymi metodami technicznymi
• Poziom 7: Całkowicie uniemożliwia odtworzenie i jest stosowany do ściśle tajnych danych

Oprócz tych poziomów bezpieczeństwa przy niszczeniu należy też uwzględnić klasy ochrony. Opierają się one na przepisach dotyczących ochrony danych i w przybliżeniu określają, które dane przypisuje się do jakiego poziomu bezpieczeństwa. Wyróżnia się następujące klasy ochrony:

• Klasa ochrony 1 dotyczy zwykłych danych wymagających ochrony. W przypadku ich ujawnienia skutki lub szkody byłyby minimalne, dlatego dotyczy to głównie zwykłych danych, takich jak reklama czy naklejki z adresami
• Klasa ochrony 2 dotyczy wszystkich danych o podwyższonym zapotrzebowaniu na ochronę. Należy niszczyć dane dostępne tylko dla określonych osób, np. dane kandydatów, pracowników lub listy płac
• Klasa ochrony 3 powinna zapobiegać ujawnieniu danych za wszelką cenę. Ich ujawnienie lub utrata może spowodować szkody, a w najgorszym przypadku zagrozić egzystencji osób

Zgodne z ochroną danych niszczenie akt jest możliwe dopiero po upływie okresów przechowywania odpowiednich dokumentów. Trwają one od sześciu do dziesięciu lat, w zależności od rodzaju danych. Termin ten zaczyna się zawsze w roku kalendarzowym, który jest oznaczony na odpowiednim nośniku danych. Jeśli pismo zostało sporządzone w lipcu 2008, może być zniszczone dopiero w sierpniu 2018.

Małe niszczarki zwykle nie spełniają standardów wymaganych w biurach czy gabinetach lekarskich. Powinieneś korzystać z zgodnych z ochroną danych niszczarek, które spełniają obowiązującą normę DIN.

Jak działa niszczarka

Do zgodnego z ochroną danych niszczenia akt niezbędna jest niszczarka – bez względu na rozmiar. W zależności od klasy ochrony i poziomu bezpieczeństwa Twoich dokumentów musisz upewnić się, że niszczarka jest do nich odpowiednio przystosowana, aby uniknąć problemów prawnych.

Niszczarka tnie papier na bardzo małe kawałki. Może to być cięcie na paski, cięcie krzyżowe lub najbezpieczniejsze cięcie mikro, w którym strony są cięte na maleńkie cząsteczki. Cięcie na paski nie jest szczególnie bezpieczne i spełnia wymogi ochrony danych tylko w nielicznych przypadkach, stosuje się je głównie w domu. Cięcie krzyżowe jest nieco bezpieczniejsze i jest stosowane także w wielu firmach. W przypadku najlepszych niszczarek rozdrobnione dane są dodatkowo przeciskane przez sito druciane, co stosuje się np. przy dokumentach rządowych.

Niszczenie akt to delikatna kwestia, którą szczególnie w dużych firmach należy traktować bardzo poważnie. Inspektor ochrony danych w każdej firmie odpowiada za to, aby te przepisy były przestrzegane i utrzymywane na stałe. Jeśli nie jesteś pewien, jak przeprowadzić zgodne z ochroną danych niszczenie akt, lepiej zleć to firmie zewnętrznej.

W skutecznym biurze liczy się wiele rzeczy – także zdrowe i ergonomiczne miejsce pracy. W Deskspace stawiamy sobie za cel wyposażenie każdej firmy w wysokiej jakości meble biurowe, na przykład nasze biurka z regulacją wysokości. Zapraszamy na naszą stronę internetową, gdzie dowiesz się więcej o wszystkich naszych produktach!